Говоря про автоматизацию, в частности автоматизацию составления отчетности по МСФО, обычно подразумевают внедрение какого-либо программного продукта класса ERP, в котором предполагается вести все бизнес-процессы компании: кадровый учет, казначейство, бухгалтерский учет, складской, готовить все виды отчетностей и т. д.
Трудно оценить эффективность такого подхода, так как многие компании начинают внедрять ERP-продукт, но мало тех, в которых внедрение закончено. На практике чаще встречаются ситуации, когда компания находится на одном из этапов внедрения: переведя бухгалтерию и кадры в единую систему, она ведет очень длительный процесс внедрения ERP- продукта на других участках.
Длительным процесс становится потому, что обычно программные продукты такого класса могут все, но понемногу. И как следствие их поддержка и доработка отнимает существенную часть времени и ресурсов.
Однако, если внимательно посмотреть на цели автоматизации отчетности по МСФО, становится ясно, что программный продукт класса ERP совсем необязателен для успешного результата. Более того, в большинстве случаев добиться своих целей можно гораздо эффективнее, используя другие методы и средства. Обычно основные цели автоматизации подготовки отчетности по МСФО следующие:
• сократить время подготовки отчетности;
• сократить трудозатраты;
• повысить прозрачность;
• повысить точность;
• снизить риск возникновения человеческого фактора (ошибок).
Четко определив собственные цели автоматизации, вы сможете выбрать правильные инструменты их достижения.
Редко кто решается уточнить у руководства цели автоматизации и обсудить альтернативные пути их достижения. А ведь руководству, не знающему многих деталей, тяжело представить весь масштаб и сложность автоматизации. К тому же не все понимают, что полной автоматизации невозможно добиться в принципе. Так, даже отчетность, составленная по ПСБУ, после выгрузки из учетной системы в большинстве случаев требует ручной корректировки.
Главной целью многих компаний является сокращение сроков подготовки отчетности. Если сотрудникам четко обозначить именно эту цель и предоставить ресурсы (бюджет, премии) и полномочия для взаимодействия с другими отделами, то появится множество методов для достижения этой цели.
Например, в международной производственной группе при трансформации в электронных таблицах всего лишь благодаря слову «надо» удавалось каждые полгода сокращать срок подготовки отчетности на месяц.
Хорошим решением для оптимизации процесса является назначение сотрудника, который будет уделять автоматизации более 70 процентов своего рабочего времени. Сотрудник должен хорошо знать процесс создания отчетности, иметь опыт расчета многих поправок и пользоваться поддержкой коллектива. В результате автоматизация становится основной задачей, а не второстепенной. К тому же одного человека гораздо проще стимулировать выполнять задачи по автоматизации и контролировать его работу.
Сейчас обсуждают